Kofax PaperPort 14 Professional voor efficiënt werken

In bijna elk kantoor stapelen de dossiermappen zich op in de kasten. Omdat er ook wettelijke bewaartermijnen zijn, stapelen zich na verloop van tijd enorme hoeveelheden mappen op met afleveringsbonnen, facturen en afgehandelde correspondentie. Als een belangrijk document na een bepaalde tijd weer opgeroepen moet worden, is een moeizame zoektocht nodig. De persoon die verantwoordelijk was voor de archivering werkt misschien niet meer in het bedrijf of kan naar een andere afdeling overgeplaatst zijn. Het is veel gemakkelijker en duidelijker om documenten in gedigitaliseerde vorm te archiveren. Maar hoe kunnen papieren documenten snel en gemakkelijk gedigitaliseerd worden? Het antwoord is Kofax PaperPort 14 Standard of Professional.

Wat kan deze moderne software doen?

Het helpt om papieren documenten te scannen. Deze worden dan omgezet in PDF formaat. Dit is een bestandsformaat dat zowel in de professionele sector als in de privé-sector de norm geworden is. Het grote voordeel van dit formaat is dat er voor elk besturingssysteem een gratis viewer is. Deze zijn niet alleen beschikbaar voor Windows en Linux, maar ook voor Mac, Android en alle andere systemen. Er is dus geen gebruiker die zo'n document niet kan bekijken. De Kofax software zet echter niet alleen eenvoudige tekstbestanden om, maar ook documenten met zeer complexe lay-outs. Dit kunnen brochures, flyers of andere dingen zijn. In elk geval wordt alles getrouw aan het origineel weergegeven.

Maar dat is nog niet alles. Het is ook mogelijk om veranderingen in de gescande documenten aan te brengen. De software is uitgerust met talrijke bewerkingsfuncties die erg lijken op tekstverwerkingssoftware. Dit is een enorm voordeel, want vóór de definitieve indiening kunnen nog belangrijke wijzigingen worden aangebracht. Hiervoor is geen extra toepassing nodig.

Handig en overzichtelijk documenten klasseren

Hoe je je archiefsysteem inricht, bepaal je natuurlijk zelf. Afhankelijk van het volume en het aantal te klasseren documenten worden verschillende systemen gebruikt. Sommige bedrijven gebruiken gewoon jaren en maanden. In andere bedrijven vindt een sortering op onderwerp plaats. Weer anderen gebruiken alfabetische volgorde om hun mappen te maken. Met Kofax PaperPort 14 Professional profiteer je ook van de mogelijkheid om op een netwerkschijf te archiveren. Dit maakt het heel gemakkelijk om documenten met andere collega's te delen. Het omslachtige versturen van bestanden per e-mail is niet meer nodig.

Zelfs met geoptimaliseerd klasseren kan het gebeuren dat je plotseling niet meer weet waar een bepaald document opgeslagen was. Dit is echter geen reden tot bezorgdheid. Zowel Kofax PaperPort 14 Standard als Professional hebben een intuïtieve en gemakkelijk te gebruiken zoekfunctie. Het enige wat je hoeft te doen is een trefwoord in te vullen in het zoekveld. Je krijgt dan een lijst te zien van documenten die die term bevatten. Dit is een groot gemak.

Waarom zou je Kofax PaperPort 14 Professional kopen?

Deze moderne software helpt je bij je dagelijkse kantoorwerk. Papieren documenten worden in een handomdraai gescand en nemen geen plaats meer in op de archiefplank. Met een verscheidenheid aan archiveringsmogelijkheden en een krachtige zoekfunctie profiteer je van zowel minder werkdruk als tijdwinst. Je zult beslist van deze software houden, want ze zal je dagelijks leven op kantoor veel gemakkelijker maken.

SOFTWARE GOEDKOOP ONLINE KOPEN BIJ LIZENZSTAR

zo simpel is het: