SharePoint Server kopen - is het de moeite waard?

In de wereld van vandaag hebben vooral bedrijven behoefte aan meer effectiviteit en efficiëntie. Dit komt vooral doordat de technologische vooruitgang een groot aantal mogelijkheden met zich meebrengt die zowel particuliere gebruikers als bedrijven op allerlei manieren kunnen gebruiken. Software-oplossingen zoals Microsoft SharePoint Server 2016 en Microsoft SharePoint Server 2019 bieden tal van bedrijven diverse manieren om hun eigen workflow te verbeteren, de administratieve rompslomp te minimaliseren en het nodige beheer te centraliseren en tegelijk te decentraliseren. Je zou kunnen denken dat het efficiënte gebruik van server besturingssystemen het kaf van het koren scheidt. Want één ding is duidelijk: een bedrijf dat deze vorm van administratie gebruikt heeft een enorm voordeel ten opzichte van bedrijven die dat niet doen.

Stel je twee auto's voor die door een en dezelfde persoon bestuurd worden. Eén auto heeft geen nuttige functies en is voor 100% afhankelijk van de besturing door de bestuurder. De andere auto zit vol met handige snufjes die de bestuurder helpen om mogelijke fouten steeds te vermijden. Als dezelfde bestuurder met dezelfde vaardigheden achter het stuur van beide voertuigen zit en tegen zichzelf racet, zal het voertuig met de beschikbare snufjes winnen. De reden is dat deze auto zorgt voor kleine dingen die de aandacht van de bestuurder zouden vragen. Op deze manier kan de coureur zich concentreren op wat belangrijk is, namelijk de race.

De situatie is vergelijkbaar voor bedrijven die Microsoft SharePoint Server 2016, Microsoft SharePoint Server 2019 of Windows Server in het algemeen kopen. De bestaande mogelijkheden zijn veelzijdig en maken het werk voor alle werknemers gemakkelijker. Op deze manier wordt de hele werkstroom gehandhaafd en mogelijk zelfs verbeterd.

Waar is SharePoint Server op gebaseerd?

Als je er nu over nadenkt of SharePoint Server kopen voor jou de moeite waard is, moet je eerst uitzoeken waarvoor de software eigenlijk geschikt is en waar ze op gebaseerd is.

Microsoft SharePoint Server 2016 en Microsoft SharePoint Server 2019 zijn serversystemen gebaseerd op Windows Server. Als je al met de gedachte gespeeld hebt om Windows Server te kopen, dan kun je je al voorstellen in welke richting de reis gaat. In het algemeen is het een zogenaamd server besturingssysteem, dat, zoals reeds gezegd, de administratieve inspanning tot een minimum moet beperken en de organisatie van alle gebieden moet centraliseren en tegelijk decentraliseren. Je vraagt je nu misschien af hoe precies deze schijnbaar onwaarschijnlijke combinatie moet slagen, maar het antwoord is snel gegeven. In principe is er één hoofdbeheerder voor het hele server netwerk, die de hele structuur in de gaten kan houden en beslissingen kan nemen. Omdat de hoofdadministratie onder zijn verantwoordelijkheid valt, wordt deze gecentraliseerd. Anderzijds kan de beheerder machtigingen verdelen over andere gebruikers, die dan hun eigen verantwoordelijkheidsgebieden krijgen om te beheren. Hierin ligt de decentralisatie van het bestuur.

Ter illustratie stel je het volgende voor: Je rust je bedrijf uit met een server besturingssysteem. Dus je besluit dat de aanschaf van Windows Server een lonende investering voor je is om je bedrijf vooruit te helpen en de concurrentie op afstand te houden. Je bedrijf heeft verschillende afdelingen die onafhankelijk en autonoom moeten werken, maar je moet ze toch in de gaten houden. Daarom kun je, als je SharePoint Server koopt, de verschillende afdelingen binnen het server netwerk in groepen verdelen. De corresponderende afdelingshoofden krijgen dan speciale autorisaties die ze nodig hebben om hun afdeling en groep binnen de server te beheren. Je implementeert ook communicatiemiddelen zoals Microsoft Skype for Business in het serversysteem, dat de hogeschool nu samen kan gebruiken. Ook hier kun je enerzijds bepaalde hoofdgroepen maken en beheren, en anderzijds je afdelingshoofden overeenkomstige machtigingen geven.

Wat zijn de speciale kenmerken van de SharePoint Server?

In de laatste paar delen heb je veel geleerd over de voordelen van serverbesturingssystemen, centralisatie en decentralisatie, maar wat zijn de bijzondere kenmerken van de SharePoint Server? Zoals de naam doet vermoeden, ligt de nadruk van dit serversysteem op het principe van delen. Bepaalde voorwaarden zijn nodig, zodat het college ook collectief kan samenwerken. Met de SharePoint Server kunnen toestellen, schermen, bestanden zowel als taken gedeeld worden binnen het hele personeel. Zo kunnen jij en het personeel eigen webpagina's maken met belangrijke informatie, oplossingen of vereiste links. Natuurlijk heeft alleen het personeel toegang tot deze interne website, als je dat wilt. Je kunt je eigen wiki's, kalenders, sociale netwerken of forums maken waartoe medewerkers samen toegang hebben. Met andere woorden, je creëert een intern bedrijfsnetwerk waar belangrijke informatie veilig en versleuteld opgeslagen kan worden, en waar het personeel met elkaar kan communiceren. Hoge veiligheidsnormen beschermen je serversysteem tegen cyberaanvallen. Authenticatie- en encryptieprocedures garanderen je veiligheid.

Met de aankoop van SharePoint Server kies je voor een effectieve en efficiënte werking van je bedrijf en verzeker je bovendien het concurrentievermogen op lange termijn.